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Charges locatives : que devez-vous payer ?

Les charges locatives également appelées charges récupérables sont des dépenses initialement payées par le propriétaire mais remboursées par le locataire. Si vous louez un logement, vous paierez donc chaque mois à votre propriétaire une provision sur charges qui correspond à une estimation des dépenses pouvant comprendre la consommation d’eau ou de chauffage et des charges de copropriété.

Qu'est-ce qui est compris dans les charges locatives ?

La répartition des charges entre le locataire et le propriétaire prête parfois à confusion.

C’est un décret qui fixe la liste des charges récupérables sur les locataires pour les logements du parc privé et les logements sociaux.

Celles-ci peuvent inclure :

  • Les salaires des employés d’immeuble ou des gardiens et concierges (habitant sur place)
  • Les parties communes intérieures, leur électricité et leur entretien
  • Les frais d’entretien des ascenseurs et monte-charges
  • Le chauffage collectif, l’eau (froide ou chaude)
  • Les espaces verts et extérieurs, parkings et voies de circulation
  • Les installations individuelles de chauffage et d’eau
  • Les taxes d’enlèvement des ordures ménagères, de balayage et la redevance d’assainissement.

À noter que pour les HLM, les charges locatives peuvent être complétées par accord collectif.

Quelles sont les charges locatives non récupérables sur le locataire ?

Votre bailleur peut uniquement vous demander le paiement des charges récupérables figurant sur la liste fixée par décret précité. Les charges locatives n’y figurant pas incombent au propriétaire.

Une annexe  au décret a pour objectif de préciser cette liste et d’aider les locataires à comprendre ce qu’il leur est imputable ou non.

D'une manière générale :

  • Le locataire est responsable de l'entretien et des menues réparations.
  • Le propriétaire doit supporter les réparations plus importantes.

LOCATAIRE

PROPRIETAIRE

Ascenseur et monte-charge : électricité, exploitation (nettoyage, examen, …), petites réparations

Ascenseur et monte-charge : réparations importantes, mise aux normes, amélioration

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes 

Installations ou réparations majeures touchant l’eau ou le chauffage

Installations individuelles (chauffage, eau chaude, eau dans les parties privatives)

X

Entretien des parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation (entretien annuel du jardin et espaces verts)

Grosses réparations dans les parties communes (ravalement, peinture…)
Pour les parties extérieures :  travaux de réfection des massifs, d’entretien des pelouses, d’élagage

Hygiène (ordures, fosses d’aisance, vitres…)

X

Impôts : taxe d’habitation et taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d’assainissement

Impôts : taxe foncière

X

Dispositifs de sécurité

X

Honoraires du syndic

X

Assurance de l’immeuble

Comment calculer les charges locatives ?

Les charges locatives ne se calculent pas à proprement parler. Selon le type de bail, en location vide ou en location meublée, les charges locatives se récupèrent en montant réel - fixées en fonction de la dernière régularisation annuelle - ou par forfait.

Quelle est la différence entre charges locatives au réel ou au forfait ?

Les charges locatives au réel sont fixées selon la dernière régularisation annuelle des charges. En fonction de plusieurs éléments comptables, votre propriétaire fait le calcul de la part de charges locatives qu’il vous demandera pour la location de son bien. Pour cela le propriétaire établit un montant prévisionnel des charges locatives pour l’année à venir, divise ce montant par 12 afin d’obtenir le montant des charges que vous lui devrez chaque mois en même temps que votre loyer.

Pour les charges en logement meublé, sachez que les charges locatives peuvent être fixées soit en réel, soit de façon forfaitaire. Souvent choisies pour leur caractère pratique par les propriétaires, les charges locatives forfaitaires pour les logements meublés sont déterminées à l'avance sur une somme fixe, qui n'est pas variable, et couvrent l’ensemble des charges, y compris la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Il convient qu'elles ne soient pas disproportionnées. 

À noter

En cas de surconsommation, il vous sera possible de devoir verser la différence des charges locatives à votre propriétaire.

Les charges locatives selon le bail

De très minces différences existent entre les charges locatives selon le bail appliqué, c’est-à-dire vide ou meublé.

Location vide

Les charges locatives pour un bail vide sont :

  • Les salaires des employés d’immeuble (qui ne logent pas sur place) ou des gardiens et concierges (habitant sur place) ;
  • Les parties communes intérieures, leur électricité et leur entretien ;
  • Les frais d’entretien des ascenseurs et monte-charges ;
  • Le chauffage collectif, l’eau (froide ou chaude) ;
  • Les espaces verts et extérieurs, parkings et voies de circulation ;
  • Les installations individuelles de chauffage et d’eau ;
  • Les taxes d’enlèvement des ordures ménagères, de balayage et la redevance d’assainissement.
Location meublée

Les charges locatives pour un bail meublé sont :

  • Les parties communes intérieures, leur électricité et leur entretien ;
  • Les frais d’entretien des ascenseurs et monte-charges ;
  • Le chauffage collectif, l’eau (froide ou chaude) ;
  • Les espaces verts et extérieurs, parkings et voies de circulation ;
  • Les installations individuelles de chauffage et d’eau ;
  • Les taxes d’enlèvement des ordures ménagères, de balayage et la redevance d’assainissement.

La régularisation des charges locatives

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant) avec régularisation annuelle. Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Les provisions pour charges locatives mensuelles sont fixées sur la base :

  • des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
  • ou, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, du budget prévisionnel.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

  • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
  • Avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.

Un mois avant la régularisation des charges locatives, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

  • Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
  • Note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude

Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges locatives du logement, par mail ou par courrier. Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

Si la régularisation des charges locatives n'a pas été faite avant la fin de l'année civile: Du 1er janvier au 31 décembre suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

En cas de difficultés à payer ses charges locatives, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

Est-ce que le propriétaire a le droit d’augmenter les charges ?

Lorsque vous payez vos charges par provision, une régularisation devra être effectuée chaque année. Comment ? En comparant le total des provisions que vous aurez versées avec les dépenses effectives payées par votre propriétaire durant l’année écoulée.

Le propriétaire dispose de deux manières pour récupérer ces charges :

  • Ponctuellement en apportant les justificatifs des dépenses engagées ;
  • Régulièrement par versement de provisions sur charge (souvent mensuellement ou trimestriellement).

Si :

  • Les provisions sur charges sont supérieures aux dépenses engagées, votre propriétaire devra vous reverser le trop-perçu ;
  • Les provisions sur charges sont inférieures aux dépenses engagées, le bailleur est en droit d’exiger un complément.

Comment calculer l'augmentation des charges locatives ?

Vous souhaitez faire le calcul de vos charges locatives pour anticiper une augmentation ? En reprenant les provisions versées durant l’année et en les comparant au nouveau décompte de charges annuelles, vous pouvez faire une estimation. Cependant, c'est votre propriétaire qui déterminera le montant de la régularisation des charges locatives si cela est nécessaire.

Exemple :

Votre provision sur charges pour votre location est de 20 euros par mois, soit 240 euros par an.

  • Si le montant des charges locatives s’élève à 120 euros par an, votre propriétaire devra vous rembourser 120 euros. 

La régularisation des charges doit être réalisée chaque année, sauf dispositions contraires. Découvrez les délais à respecter dans le cadre d’une régularisation de charges.

Le délai de régularisation des charges locatives

Pour les locations vides

La régularisation des charges locatives se fait une fois par an. Dans le cas d’une surconsommation ou d’une sous-consommation, le propriétaire doit prévenir le locataire de cette régularisation, par récapitulatif, en précisant :

  • La liste des charges locatives et leur nature (parties intérieurs, eau froide, eau chaude, chauffage…) ;
  • La répartition entre les locataires s’il s’agit d’un immeuble collectif ;
  • Le mode de calcul lié à la consommation d’eau chaude et de chauffage.

Dans le cas où la régularisation des charges locatives n’aurait pas été faite avant la fin de l’année civile (décembre) suivant l’année de leur exigibilité, le locataire peut demander voire exiger un paiement fractionné sur 12 mois.

Pour les locations meublées

Dans le cas de charges locatives en réel, la régularisation se fait une fois par an. Dans le cas d’une surconsommation ou d’une sous-consommation, le propriétaire doit prévenir le locataire de cette régularisation, par récapitulatif, en précisant :

  • La liste des charges locatives et leur nature (parties intérieurs, eau froide, eau chaude, chauffage…) ;
  • La répartition entre les locataires s’il s’agit d’un immeuble collectif ;
  • Le mode de calcul lié à la consommation d’eau chaude et de chauffage.

Dans le cas de charges locatives au forfait, le montant étant inscrit dans le bail il doit être raisonnable et fixé selon les charges appliquées au précédent locataire. Seule une révision annuelle, tout comme celle du loyer principal, peut être appliquée.

Un locataire peut-il demander des justificatifs ?

Depuis le 1er septembre 2015, vous êtes en tant que locataire en droit de demander les pièces justificatives relatives à la régularisation annuelle des charges locatives.

Le propriétaire est tenu de conserver ces justificatifs durant 6 mois après l’envoi du récapitulatif au locataire.

Que faire en cas de régularisation abusive ?

En cas de régularisation abusive, la première chose à faire est de la contester auprès de votre propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si la justification ne vous satisfait pas ou encore s’il y a absence de réponse de votre propriétaire, vous pouvez vous rapprocher (gratuitement) d’un conciliateur de justice qui vous aidera dans vos démarches pour trouver une solution.

Le cas des charges locatives en copropriété

Réparties entre le propriétaire et le locataire, les charges locatives en copropriété sont comptabilisées dans ce que vous devez payer mensuellement.

Elles comprennent l’entretien et la réparation des équipements utilisés par le locataire mais aussi les différents taxes et redevances, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.