Politique de protection de vos données personnelles

1. Introduction

 

La présente politique est à destination des clients et des personnes souhaitant postuler au sein d’ALS, et concerne les données personnelles traitées par Action Logement Services agissant en sa qualité de Responsable de Traitement. Elle couvre également tous les traitements de données personnelles dont les Responsables de Traitement sont les filiales détenues directement par Action Logement Services.

2. Définitions

 

  • RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018
  • Donnée personnelle (ou DCP) : toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ex. nom, no d’immatriculation, no de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale...)
  • Traitement de données à caractère personnel : Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, ...)
  • Finalité de traitement : objectif (s) de l’utilisation des données personnelles. En effet, les données sont collectées pour un but déterminé et légitime et ne sont pas traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial.
  • Destinataire : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel.
  • DPO : (Data Protection Officer) Personne chargée de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisme qui l’a désigné, s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme.
  • Anonymisation des données : traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible.

3. Pourquoi une politique de protection des données ?

 

Action Logement Services est engagé dans une démarche continue de protection des données de ses bénéficiaires, demandeurs et partenaires personnes physiques.

Action Logement Services a pour vocation de faciliter l’accès au logement pour favoriser l’emploi et contribuer à la dynamique économique des territoires, en délivrant des prêts, des aides financières et des services pour les salariés, les entreprises et les bailleurs.

En sa qualité de Responsable de Traitement, Action Logement Services fait du respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel une priorité et s'engage ainsi à respecter toutes les obligations lui incombant résultant de la réglementation applicable au(x) traitement(s) de données à caractère personnel.

Les données personnelles sont aussi protégées par le secret professionnel auquel les équipes sont tenues.

Dans un souci de transparence et de strict respect de ses obligations, Action Logement Services informe, à travers cette Politique de Protection des Données, l’ensemble des personnes concernées des principes d’utilisation et de protection des données à caractère personnel collectées mis en œuvre

4. Nos engagements

 

Action Logement services veille à ce que les questions de protection des données à caractère personnel et de sécurité soient au cœur de tout qu’il entreprend.

En conséquence, Action Logement Services s’engage :

  • À utiliser vos données personnelles uniquement pour des finalités explicites, légitimes et déterminées en lien avec nos activités,
  • À ne collecter, par votre intermédiaire ou celui de votre employeur que les données qui nous sont utiles,
  • À limiter la conservation de vos données à la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées, ou celles prévues par les réglementations auxquelles Action Logement Services est soumis,
  • À ne communiquer vos données qu’aux seuls collaborateurs concernés aux fins d’accord, de gestion des services, crédits, subventions et cautions offerts par Action Logement Services, et transmises aux seules personnes mandatées à ce titre (partenaires, prestataires ou tiers habilités),
  • À mettre en œuvre des moyens de sécurité appropriés pour garantir un niveau de sécurité et de confidentialité renforcé de vos données,
  • À vous informer, de manière claire et transparente, sur la finalité d’utilisation et les durées de conservation de vos données, sur vos droits,
  • À respecter vos droits et à satisfaire à vos demandes dans la mesure du possible, en respectant nos propres responsabilités juridiques et opérationnelles.

5. Les données personnelles collectées et traitées

 

Lorsque Action Logement Services collecte vos données à caractère personnel, cette collecte est effectuée de manière loyale et transparente grâce notamment à la présence de mentions d'information sur l’exercice de vos droits ou au renvoi à la présente Politique.

Les données collectées peuvent provenir de plusieurs sources. Elles sont, pour la plupart, collectées directement auprès des personnes concernées comme lors de la demande de la souscription d’un prêt ou d’une aide. Elles peuvent également être collectées de manière indirecte en application de dispositions légales, réglementaires ou contractuelles. Il s’agit par exemple des diligences menées dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Des données peuvent aussi provenir de la navigation sur les sites internet conformément à Politique cookies en vigueur.

6. Les catégories de données personnelles

 

Action Logement Services s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires en vue de fournir les produits et services que vous souscrivez ou que vous souhaitez souscrire. Toute donnée collectée est traitée dans le cadre d’une finalité de traitement spécifique. Cette finalité est précisée dans les mentions d’information que vous trouverez sur notre site internet ou dans nos formulaires de collecte de données.

En aucun cas des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, ni de données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique ne sont traitées.

Les catégories de données à caractère personnel recueillies par Action Logement Services varient en fonction des finalités de traitement considérées. Il peut ainsi s’agir de :

  • Données concernant l’état-civil, l’identité, et autres données d’identification : nom, prénom(s), genre, date de naissance, copies de pièces d’identité, exemples de signatures …
  • Coordonnées de contact : adresses postales, courriels, numéros de téléphone…
  • Données liées à la vie personnelle : situation familiale, régime matrimonial, nombre et âge des enfants…
  • Données liées à votre situation professionnelle : poste occupé, nom de l’employeur, lieu de travail, expérience professionnelle etc. ;
  • Informations d’ordre économique et financier : revenus, situation financière et fiscale
  • Images vidéo dans le cadre des mesures de sécurité liées à l’accès aux locaux
  • Données de connexion liées à l’utilisation de nos services en ligne : données d’identification et d’authentification à vos espaces connectées, logs, cookies, données de navigation sur les sites
  • Données de localisation géographique dans le cas par exemple d’une demande d’aide à la localisation d’une agence sur l’un de nos sites internet
  • Données issues des correspondances et communications entre vous et nous, en agence ou à distance (entretiens, appels téléphoniques, messages électroniques, messageries instantanées, tout autre type de communication) ;
  • Données liées aux produits et services souscrits (type de produit, mode de règlement, échéance, montant, etc.);
  • Données spécifiques dans le cadre de certains produits ou services tel que l’Aide aux Salariés en Difficulté. Dans ce cadre, lorsque la réglementation le requiert, il sera demandé préalablement à la collecte de telles données le consentement de la personne.

 

7. Les finalités de nos traitements de données

Les traitements mis en œuvre par Action Logement Services répondent à des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Vos données peuvent notamment être traitées pour :

  • Respecter nos obligations légales et réglementaires :

    • De connaissance client (KYC ou « Know Your Customer »),
    • De lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme,
    • De déclarations réglementaires au Fichier des incidents de remboursement des crédits aux particuliers (FICP),
    • D’évaluation de votre solvabilité,
    • De Protection des Données Personnelles,
    • De requêtes officielles d'autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées,
    • De gestion des conflits d’intérêts,
    • De réalisation des traitements comptables,
    • De Gestion du risque (calcul des indicateurs de risque, élaboration des modèles de risque, reporting des risques opérationnels…) et réalisation des opérations de contrôle interne réglementaires

 

  • Engager des démarches précontractuelles, conclure et exécuter les contrats conclus avec les personnes concernées en matière :

    • D’octroi de prêts, aides et garanties, services
    • De recouvrement des sommes dues et de gestion des contentieux

A défaut de pouvoir collecter des données nécessaires à l’exécution ou la gestion de notre relation, Action Logement Services ne pourra fournir le produit ou service demandé.

 

  • Poursuivre les intérêts légitimes d’Action Logement Services dans le respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, et en particulier pour :

    • La traçabilité des échanges et opérations sur le compte client,
    • La gestion de la relation client, o La satisfaction des clients à travers le traitement de leurs demandes, de leurs réclamations, ainsi que la réalisation d’études de satisfaction et d’études statistiques établies à partir de données rendues anonymes,
    • La communication des actualités des offres et services proposés par Action Logement Services, ainsi que le développement d’une nouvelle offre adaptée destinée à ses clients,
    • La formation de nos personnels et l’amélioration de la qualité de la relation client par l’enregistrement de nos conversations téléphoniques selon les modalités réglementaires en vigueur,
    • La sécurité des biens et des personnes par la mise en place d’un système de vidéosurveillance au sein des locaux d’Action Logement Services,

 

  • Suivre les traitements pour lesquels les personnes concernées ont donné leur consentement, en particulier dans le cadre :

    • D’une communication de l’offre de produits et services Action logement Services par voie électronique (e-mail, alertes sur mobile SMS...). Les communications par voie électronique (emails, SMS, etc.) qui sont envoyées peuvent concerner des produits et services analogues à ceux auxquels les personnes ont souscrit, conformément à l'article L34-5 du code des postes et communications électroniques,
    • D’un accompagnement social pour les salariés en difficulté,
    • De nouveaux traitements mis en place à des fins autres que celles décrites ci-dessus. Dans ce cas, nous vous en informerons et si nécessaire vous demanderons votre consentement.

8. Les destinataires de vos données personnelles

En fonction de la finalité de leur traitement, vos données sont susceptibles d’être accessibles par :

  • Action Logement Services en sa qualité de Responsable de Traitement,
  • Les collaborateurs d’Action Logement Services et du Groupe autorisés,
  • Les cotitulaire(s) du contrat, à le (les) éventuel(s) représentant(s) légaux et au (x) mandataire (s) ;
  • Les sous-traitants, prestataires et partenaires uniquement dans le cadre d’un traitement qui poursuit l’une des finalités décrites précédemment,
  • Les professions règlementées comme les commissaires aux comptes notaires, avocats, huissiers,
  • Les tiers pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires dont l’ANCOLS, l’ACPR...
  • Sur requête, les organismes officiels et autorités administratives ou judiciaire.

9. Les transferts de données hors de l’union européenne

 

Les Données Personnelles traitées par Action Logement Services sont traitées et hébergées au sein de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE).

Toutefois, si pour certaines prestations spécifiques Action Logement Services doit avoir recours à des sous-traitants établis en dehors de l’UE ou de l’EEE, Action Logement Services exigerait de ses sous-traitants qu’ils fournissent les garanties de sécurité et de protection appropriées, notamment la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne ou l’adoption par ces derniers de Règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules).

10. Les durées de conservation des données

 

  • Les données personnelles sont conservées par Action Logement Services pendant toute la durée de la relation contractuelle ou la durée nécessaire à l’accomplissement du service.
  • Les données peuvent être archivées pour une durée plus longue pour la gestion de réclamations et/ou de contentieux, pour répondre à des obligations réglementaires, pour satisfaire la demande des autorités judiciaires ou administratives dûment habilitées.

Concernant les clients, en fonction de leur nature et de la législation applicable, les données sont conservées pour la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées pourront être conservées.

Finalités Durées de conservation
L'octroi des prêts, des aides et garanties  5 ans après la clôture du dossier
La gestion, le recouvrement et le contentieux des prêts personnes physiques  5 ans après la clôture du dossier
L'accompagnement social des demandeurs en difficulté 5 ans après la clôture du dossier
Le suivi des contentieux 5 ans à compter de l'épuisement des voies de recours 
La gestion des réclamations 3 ans après la clôture de l'intervention
La gestion des demandes : renseignement et orientation des clients et prospects 1 an après la clôture de la demande
La gestion des écoutes et des enregistrements des conversations téléphoniques du service clientèle 6 mois à compter de la date d'enregistrement
La réalisation des enquêtes de satisfaction Durée de l'enquête jusqu'à l'analyse et la restitution (1 an maximum)
La promotion de nos produts et services, informations et actualité 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou jusqu'à l'exercice du droit d'opposition
La gestion de la comptabilité 10 ans à compter de la fin de l'exercice en cours
Lutte Contre Blanchiment et le Financement du Terrorisme 5 ans à compter de la fin de la relation avec le client
La gestion des demandes d'exercice de droits 6 ans à compter de la clôture de la demande 
Le pilotage FICP 5 ans à compter de la date de la déclaration 
Le traitement des cas de fraude 5 ans à compte de la clôture du dossier de fraude ou de la fin de la procédure judiciaire
Gestion des cookies 13 mois
Logs et connexions Période glissante de 6 mois

Les données seront ensuite détruites en toute sécurité ou seront anonymisées.

Lorsque des données à caractère personnel sont collectées pour plusieurs finalités, elles sont conservées jusqu'à épuisement du délai de conservation ou d'archivage le plus long.

11. La sécurité des données personnelles

 

Action Logement Services répond à ses obligations en matière de sécurité de l’information en ayant mis en place des mesures techniques et organisationnelles destinées notamment à protéger les données confiées par les particuliers et entreprises pour garantir leur confidentialité, leur intégrité et éviter tout accès non autorisé. Pour ce faire Action Logement Services assure la sécurité de vos données par la mise en œuvre de mesures de sécurité physiques et logiques conformes aux règles de l’art et aux normes qui nous sont imposées.

Une gouvernance adaptée pilotée par la Direction des Risques et à laquelle est rattaché le Responsable de la Sécurité des Système d’Information (RSSI) permet à Action Logement Services de s’assurer que ses engagements pour la protection des données soient déclinés dans toute l’entreprise.

En cas de recours à un prestataire, Action Logement Services conclut avec ses sous-traitants des contrats définissant les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers afin de s’assurer de leur capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Action Logement Services effectue régulièrement des audits de ses propres services afin de contrôler la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.

12. Vos droits

 

Conformément aux dispositions en vigueur, vous disposez de différents droits selon le fondement sur lequel est effectué le traitement de ses données à caractère personnel :

  • Droit d’accès : droit d’obtenir des informations sur le traitement des données vous concernant ainsi qu’une copie de ces données,
  • Droit de rectification : droit de mettre à jour les données à caractère personnel inexactes ou incomplètes,
  • Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à ce que des données à caractère personnel fassent l’objet d’un traitement,
  • Droit à l’effacement : droit de demander l’effacement de ses données dans le respect de la réglementation sur la conservation des données,
  • Droit à la limitation du traitement : droit d’obtenir, dans certains cas, que les données conservées ne soient plus traitées,
  • Droit à la portabilité des données : droit de récupérer les données fournies et, lorsque le traitement le permet, de les transmettre à un autre responsable de traitement,
  • Droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après votre décès,
  • Droit de retrait du consentement à tout moment, lorsque le traitement est effectué sur la base de ce consentement.

Certains de ces droits peuvent entraîner pour Action Logement Services l’impossibilité de fournir ou poursuivre le produit ou service concerné.

Par ailleurs, les données personnelles peuvent continuer à être traitées en dépit de l’exercice du droit à l'effacement, à la limitation ou à l'opposition au traitement des données si Action Logement Services a un intérêt légitime à le faire ou si des dispositions réglementaires le contraignent à conserver les données.

Vous pouvez exercer ses droits en en suivant les procédures détaillées pour chacun de vos droits sur cette page.

Vous disposez également de la faculté d’introduire directement une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge en France du respect des obligations en matière de données à caractère personnel, sise 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris

13. Les Cookies

 

  • Un cookie est un fichier texte enregistré sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone…) à l’occasion de la consultation d’un service en ligne grâce à votre logiciel de navigation.
  • Un fichier cookie permet à son émetteur d’identifier le terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité ou d’enregistrement dudit cookie afin de réaliser des statistiques d’usage ou de personnaliser votre expérience client.
  • La politique de gestion des cookies a pour objet de présenter aux visiteurs du site les modalités et conditions dans lesquelles Action Logement Services est amenée à utiliser des cookies ou autres technologies similaires.
  • Elle permet notamment d’identifier les cookies et autres traceurs utilisés mais également de permettre aux utilisateurs d’effectuer leur choix.
  • Cette politique est accessible sur notre site internet.

14. Comment contacter le DPO ?

Pour toute question concernant l’utilisation des Données à Caractère Personnel par Action Logement Services, le Délégué à la protection des données (DPO) peut être contacté, soit :

Par courriel  : rgpd.ues75@actionlogement.fr 

Par courrier postal :

Action Logement Services
Service Conformité Protection des données
21 quai Austerlitz 75643 – Paris